Důkazy u dohod o provedení práce: co platí?

Povinná písemná forma

Dohody o provedení práce patří mezi oblíbené formy krátkodobé výpomoci. Aby byla dohoda platná, musí být uzavřena písemně. Písemná forma je zde stěžejní pro obě strany – jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Chrání je před případnými nedorozuměními a spory. Zákoník práce jasně stanovuje, že dohoda musí být sjednána písemně a obě strany musí obdržet jedno vyhotovení. Bez písemné formy je dohoda neplatná. Kromě samotné dohody o provedení práce je nutné vést i evidenci o těchto dohodách. Tuto evidenci ukládá zákoník práce zaměstnavateli. Evidence dohod o provedení práce slouží pro kontrolu dodržování zákoníku práce. Musí obsahovat důležité informace, jako je jméno a příjmení zaměstnance, doba trvání dohody, rozsah práce a výše odměny. Povinnost písemné formy a vedení evidence se vztahuje na všechny dohody o provedení práce bez ohledu na výši odměny nebo délku trvání.

Dva identické exempláře

V praxi se často setkáváme s otázkou, zda je nutné vyhotovovat dohodu o provedení práce a záznamy o dohodách o provedení práce ve dvou identických exemplářích. Zákoník práce tuto povinnost výslovně nestanovuje, nicméně z důvodu právní jistoty a jednoznačnosti je vhodné postupovat tak, aby každá ze smluvních stran, tedy jak objednatel, tak i dodavatel, obdržela jeden podepsaný originál dohody.

Stejný princip pak platí i pro záznamy o dohodách o provedení práce. Tyto záznamy, ačkoliv nemají povahu samostatného dokumentu a slouží pouze jako příloha k dohodě, by měly být rovněž vyhotoveny ve dvou identických exemplářích a podepsány oběma stranami.

Existence dvou shodných originálů dohody a záznamů o ní minimalizuje riziko sporů a nedorozumění ohledně obsahu a podmínek sjnané práce. V případě sporu pak slouží jako důkazní prostředek pro obě strany.

Nezbytné náležitosti

Dohoda o provedení práce musí obsahovat řadu náležitostí, aby byla platná. Mezi ty nejdůležitější patří:

• přesná identifikace smluvních stran, tedy objednatele a dodavatele,
• popis sjednané práce,
• doba trvání dohody,
• výše odměny a způsob jejího vyplacení,
• datum a podpis obou smluvních stran.

Záznamy o dohodách o provedení práce slouží k evidenci těchto smluv a musí obsahovat:

• identifikační údaje smluvních stran,
• datum uzavření a ukončení dohody,
• předmět dohody,
• celkovou výši odměny.

Je důležité vést tyto záznamy pečlivě a uchovávat je po stanovenou dobu, a to jak pro objednatele, tak pro dodavatele. V opačném případě hrozí sankce ze strany kontrolních orgánů, například finančního úřadu.

Uchování smluv

Dohody o provedení práce a záznamy o těchto dohodách podléhají specifickým pravidlům archivace. Zaměstnavatel je povinen uchovávat tyto dokumenty po stanovenou dobu, a to i po skončení pracovního poměru. Tato povinnost vyplývá ze zákona o archivnictví a spisové službě a souvisejících právních předpisů. Konkrétní doba archivace se liší v závislosti na povaze dokumentu a jeho obsahu. Základní doba archivace dohod o provedení práce činí 10 let od jejich skončení. V případě, že dohoda o provedení práce obsahuje osobní údaje zvláštní kategorie, prodlužuje se archivační doba na 30 let. Záznamy o dohodách o provedení práce se archivují po dobu 5 let od jejich vyhotovení. Důležité je, aby zaměstnavatel zajistil uchovávání těchto dokumentů v souladu s platnými právními předpisy a aby byly dokumenty chráněny před ztrátou, poškozením a neoprávněným přístupem. V opačném případě se vystavuje riziku sankcí ze strany kontrolních orgánů.

Vlastnost	Popis
Název dokumentu	Evidence dohod o provedení práce
Účel
Povinné údaje
Doba uchovávání
Forma
Přístup
Další informace

Kontrola ze strany úřadů

Kontrola ze strany úřadů, ať už se jedná o Finanční úřad nebo Státní úřad práce, je nedílnou součástí pracovněprávních vztahů. V případě dohod o provedení práce (DPP) a záznamů o nich platí jistá specifika. Zaměstnavatel je povinen vést evidenci o DPP, a to i v případě, že s daným pracovníkem uzavírá DPP opakovaně. Záznamy musí obsahovat informace o sjednané práci, odměně, době trvání a dalších náležitostech. Tyto záznamy podléhají kontrole ze strany úřadů, které prověřují, zda jsou dodržovány veškeré zákonné podmínky. Mezi nejčastější prohřešky patří překračování maximální výše odměny z DPP, nesprávné odvádění daní a pojištění nebo sjednávání DPP na práce, které by měly být vykonávány v rámci standardního pracovního poměru. V případě zjištění pochybení se zaměstnavatel vystavuje riziku sankcí, které mohou dosahovat značné výše. Proto je důležité dbát na pečlivé vedení evidence o DPP a dodržování všech zákonných ustanovení.

Archivace po skončení

Dohody o provedení práce a související záznamy podléhají archivaci dle zákona o archivnictví a spisovně. Konkrétní doba archivace se odvíjí od charakteru dokumentu a jeho obsahu. Obecně platí, že dohody o provedení práce spadají do kategorie smluv, pro které je stanovena archivační lhůta 5 let po uplynutí jejich platnosti. V praxi to znamená, že pokud byla dohoda o provedení práce uzavřena na dobu určitou, archivační lhůta začíná běžet dnem následujícím po dni skončení sjednané doby. U dohod na dobu neurčitou se archivační lhůta počítá od prvního dne měsíce následujícího po měsíci, ve kterém došlo k ukončení pracovněprávního vztahu.

Je důležité si uvědomit, že archivační lhůta se nevztahuje pouze na samotné podepsané dohody, ale i na veškeré související dokumenty, jako jsou dodatky k dohodám, záznamy o jejich provedení, odměny a další. V případě sporů s účastníky dohody o provedení práce slouží archivované dokumenty jako důkazní materiál. Proto je nezbytné dodržovat stanovené archivační lhůty a zajistit řádné uschování dokumentů po celou dobu archivace. Po uplynutí archivační lhůty je možné dokumenty skartovat, a to pouze autorizovanou společností, která zajistí jejich ekologickou likvidaci.

Elektronické vedení

Vedení agendy dohod o provedení práce elektronicky je v dnešní době čím dál běžnější. Existuje řada softwarů a online platforem, které firmám i zaměstnancům usnadňují celý proces od uzavření dohody až po archivaci. Elektronické vedení evidence přináší nesporné výhody. Mezi ty hlavní patří úspora času a nákladů spojených s tiskem, kopírováním a fyzickým ukládáním dokumentů. Digitální podoba dohod umožňuje snadné vyhledávání a sdílení informací s kolegy či účetní. Navíc, elektronické systémy často disponují automatickými notifikacemi, které včas upozorní na blížící se konec platnosti dohody nebo nutnost odvodu daní a pojištění.

Důležité je zmínit, že i v případě elektronické evidence dohod o provedení práce je nutné dodržovat platnou legislativu. Zejména je nutné zajistit bezpečnost a důvěrnost osobních údajů zaměstnanců a také integritu uchovávaných dokumentů. V praxi to znamená volit důvěryhodné poskytovatele softwaru a dodržovat základní bezpečnostní pravidla, jako je silné heslo a dvoufaktorové ověření.

Pro firmy, které zvažují přechod na elektronické vedení evidence dohod o provedení práce, existuje řada dostupných řešení. Od jednoduchých online aplikací až po komplexní systémy pro řízení lidských zdrojů. Při výběru vhodného řešení je důležité zohlednit specifické potřeby a velikost firmy.

Digitální podpisy

Digitální podpisy se stávají stále důležitějším nástrojem v oblasti pracovněprávních dokumentů, včetně dohod o provedení práce a záznamů o těchto dohodách. Jejich použití přináší řadu výhod, zejména z hlediska bezpečnosti, efektivity a snadné archivace. Digitální podpis zaručuje autenticitu dokumentu, to znamená, že podepisující osoba je skutečně tou, za kterou se vydává, a že dokument nebyl po podpisu nijak pozměněn. To je důležité zejména u smluv a dohod, kde je nezbytná právní jistota. V případě dohod o provedení práce a jejich záznamů digitální podpis usnadňuje proces uzavírání smluv a jejich následnou evidenci. Zaměstnavatelé i zaměstnanci tak šetří čas a náklady spojené s tiskem, podpisem a archivací fyzických dokumentů. Navíc digitální podpisy snižují riziko ztráty či poškození dokumentů, jelikož jsou uloženy v elektronické podobě. Pro platnost digitálního podpisu je důležité, aby splňoval určité právní náležitosti. V České republice se jedná o tzv. zaručený elektronický podpis, který je definován v zákoně o elektronickém podpisu.

Bezpečnost a ochrana dat

V dnešní době je ochrana osobních údajů nesmírně důležitá, a to platí i pro dohody o provedení práce a záznamy o nich. Zaměstnavatelé musí dodržovat pravidla GDPR a dbát na to, aby osobní údaje v těchto dokumentech byly zpracovávány v souladu se zákonem. Mezi tyto údaje patří například jméno, adresa, datum narození nebo rodné číslo. Je důležité, aby zaměstnavatelé měli jasně stanovený účel zpracování těchto údajů a aby je uchovávali pouze po nezbytně nutnou dobu.

Z záznamů o dohodách o provedení práce by mělo být patrné, kdo a kdy s nimi nakládal. Přístup k těmto dokumentům by měl být omezen pouze na oprávněné osoby. Zaměstnavatelé by měli zvážit i technická a organizační opatření k zabezpečení těchto dat, například šifrování nebo zabezpečený přístup do počítačové sítě. V případě porušení ochrany osobních údajů hrozí zaměstnavatelům vysoké pokuty.

Je proto v zájmu všech zúčastněných stran, aby se k bezpečnosti a ochraně dat v souvislosti s dohodami o provedení práce přistupovalo zodpovědně a s patřičnou obezřetností.

Inspekce práce a kontroly

Inspekce práce se zaměřuje na dodržování zákoníku práce, a to i v případě dohod o provedení práce. Zaměstnavatelé by si měli být vědomi, že inspekce může provést kontrolu smluv a záznamů o dohodách o provedení práce. Kontroloři se zaměřují na správné vedení evidence, dodržování maximálního rozsahu práce (300 hodin ročně pro jednoho zaměstnavatele) a dodržování minimální mzdy. Důležité je také správné zdanění odměny a odvodů na sociální a zdravotní pojištění. V případě zjištění pochybení hrozí zaměstnavatelům pokuta. Doporučuje se proto důkladná evidence dohod o provedení práce, a to jak v listinné, tak i v elektronické podobě. Zaměstnavatel by měl mít k dispozici kopie všech smluv a záznamů o odpracované době. Důležité je také uchovávat doklady o výplatě odměny. V případě nejasností je vhodné obrátit se na inspektorát práce s dotazem. Prevence a dodržování zákoníku práce je vždy lepší variantou než řešení následků pochybení.

Důsledky neplnění povinností

Neplnění povinností plynoucích z dohody o provedení práce, ať už ze strany zaměstnavatele nebo zaměstnance, může mít nepříjemné následky. Záznamy o dohodách o provedení práce slouží jako důkazní materiál v případě sporu. Zaměstnavatel, který řádně neeviduje dohody o provedení práce nebo neprovádí záznamy o odpracované době, se vystavuje riziku pokuty ze strany inspektorátu práce. Stejně tak neplnění povinností ze strany zaměstnance, jako je například nedodržení termínu nebo nekvalitně odvedená práce, může vést k sankcím. V krajním případě může dojít i k okamžitému zrušení dohody o provedení práce. Je proto v zájmu obou stran, aby si všechny podmínky dohody řádně přečetly a dodržovaly je. Důležité je také vést si vlastní evidenci odpracované doby a dalších důležitých dokumentů. V případě nejasností je vždy lepší se obrátit na odborníka, například na právníka specializujícího se na pracovní právo.

Elektronické platformy a nástroje

V dnešní digitální době existuje řada elektronických platforem a nástrojů, které usnadňují evidenci dohod o provedení práce a záznamů o těchto dohodách. Pro zaměstnavatele je klíčové vést přehlednou evidenci smluv a odpracovaných hodin, a to jak z důvodu dodržování zákoníku práce, tak pro vlastní přehled o nákladech na zaměstnance. Elektronické platformy a nástroje nabízejí oproti papírové formě řadu výhod. Mezi hlavní benefity patří automatizace procesů, snížení administrativní zátěže a minimalizace chyb. Zaměstnavatelé mohou využít specializované softwary pro personalistiku, které jim umožní evidovat dohody o provedení práce elektronicky, sledovat odpracovanou dobu a generovat potřebné reporty. Některé platformy umožňují i elektronické podepisování smluv, čímž se celý proces ještě více zjednodušuje. Kromě specializovaných softwarů existují i online nástroje a aplikace, které slouží primárně pro evidenci pracovní doby. Tyto nástroje umožňují zaměstnancům zaznamenávat začátek a konec pracovní doby, a to buď manuálně, nebo automaticky pomocí GPS lokace. Data o odpracované době jsou následně k dispozici zaměstnavateli, který je může využít pro výpočet mzdy a další administrativní úkony. Při výběru elektronické platformy nebo nástroje je důležité zohlednit potřeby a požadavky dané firmy.